La Chambre de Bahreïn pour le règlement des différends (BCDR ou la Chambre) est engagée à limiter les retards et les interruptions qui pourraient survenir dans les procédures arbitrales suite aux restrictions dans le travail, les transports et les contacts imposées durant la pandémie de Covid-19.
À cette fin, la BCDR demande aux parties et aux tribunaux arbitraux, lorsque cela est permis et possible, d'adopter des moyens électroniques de communication dans tous les arbitrages actuels et à venir qui se déroulent suivant le Règlement d'arbitrage de la BCDR de 2017.
1. Articles concernés (avec surlignement)
Article 2.3 Demande d'arbitrage
« La Demande peut être présentée à la Chambre par voie électronique à l'aide du formulaire disponible sur le site www.bcdr-aaa.org. »
Article 4.3 Réponse à la Demande
« La Réponse peut être présentée à la Chambre par voie électronique à l'aide du formulaire disponible sur le site www.bcdr-aaa.org. »
Article 6.3 Procédure accélérée
« La Demande peut être présentée à la Chambre par voie électronique à l'aide du formulaire disponible sur le site www.bcdr-aaa.org. »
Article 7.1 Communications écrites et délais
« Toute communication écrite entre toute partie (y compris son représentant légal), le tribunal arbitral et la Chambre peut être notifiée personnellement, par courrier rapide, par courrier recommandé, ou par courrier électronique, télécopie ou toute autre forme de transmission électronique qui assure une preuve de la transmission. »
Article 14.16 Mesures urgentes de protection
« La requête pour la désignation d'un arbitre d'urgence peut être présentée à la Chambre par voie électronique à l'aide du formulaire disponible sur le site www.bcdr-aaa.org. »
Article 16.3 Conférence préliminaire
« Le tribunal arbitral tient, promptement après sa désignation, une conférence préliminaire avec les parties, en leur présence ou par conférence vidéo ou téléphonique, dans le but d'organiser, de prévoir un calendrier et d'adopter des règles procédurales incluant la fixation de délais pour les soumissions des parties. En établissant des règles procédurales pour l'affaire, le tribunal arbitral et les parties peuvent prendre en compte la manière dont la technologie, y compris les communications électroniques, pourraient être utilisées pour améliorer l'efficacité et l'économie de la procédure. »
Article 22.7 Interrogatoire des témoins
« Le tribunal arbitral peut décider que les témoins seront interrogés personnellement ou par conférence téléphonique ou vidéoconférence. »
Article 26.4 Mesures intérimaires de protection
« Une requête pour des mesures urgentes de protection avant la désignation du tribunal arbitral peut être présentée comme prévu à l'article 14. »
Article 28.6 Intervention
« La Demande d'intervention et la Réponse à la Demande d'intervention peuvent être présentées à la Chambre par voie électronique à l'aide du formulaire disponible sur le site www.bcdr-aaa.org. »
2. Enregistrement des demandes et des requêtes des parties
Les demandes d'arbitrage (article 2.3 du Règlement), les réponses aux demandes d'arbitrage (article 4.3), les requêtes pour la désignation d'un arbitre d'urgence (article 14.16), les requêtes pour des mesures urgentes de protection (article 26.4), et les demandes d'intervention ainsi que les réponses à ces demandes (article 28.6) doivent être soumises à la Chambre uniquement par la voie des formulaires d'enregistrement en ligne de la BCDR.
3. Communications écrites, en général
Toute communication écrite entre toute partie (y compris son représentant légal), le tribunal arbitral et la Chambre devra être notifiée uniquement par courrier électronique, télécopie ou toute autre forme de transmission électronique qui assure une preuve de la transmission (article 7.1 du Règlement).
4. Conférence préliminaire
La conférence préliminaire prévue par l'article 16.3 du Règlement devrait se tenir uniquement par conférence vidéo ou téléphonique.
Conformément à l'article 16.3, le tribunal arbitral et les parties doivent, en établissant des règles procédurales pour l'affaire, convenir de la manière dont les communications électroniques seront utilisées pour améliorer l'efficacité de la procédure.
Il est donc fortement recommandé que toutes les soumissions écrites ainsi que tous les documents les accompagnant, y inclus les déclarations des témoins et les rapports d'experts, soient présentés uniquement par des moyens électroniques.
Ces soumissions incluent les mémoires en demande et les mémoires en défense (article 17), les demandes de procédure abrégée (article 18), les demandes relatives à l'échange d'informations (article 23), les demandes de jonction (article 29), et les demandes d'interprétation ou de correction d'une sentence (article 37).
La BCDR recommande que les tribunaux arbitraux demandent aux parties de ne pas transmettre par courrier des dispositifs portables de stockage (ex : USB, CD-Roms, etc...), mais de télécharger toute documentation et/ou pièces vers un espace de stockage en ligne.
Il est également recommandé que les tribunaux arbitraux utilisent seulement des copies électroniques des documents d'une affaire.
5. Audiences
Toutes les fois où cela sera possible, les tribunaux arbitraux et les arbitres d'urgence devraient tenir les audiences et les interrogatoires des témoins par conférence vidéo ou téléphonique (articles 14.5, 16.3 et 22.7).
Des directives pour la préparation et la conduite des audiences en ligne (« virtuelles ») sont annexées à cette note.
6. Prorogation des délais
En règle générale, et conformément aux obligations respectives du tribunal arbitral et des parties d'éviter les retards et les frais non nécessaires (articles 16.2 et 16.4), tous les délais prévus par le Règlement devraient être respectés.
Toutefois, lorsque la Chambre et le tribunal arbitral sont requis de fixer un délai ou de se prononcer sur l'extension d'un délai, ils prendront en considération l'impact de la pandémie de Covid-19 sur la capacité des parties à respecter les délais prévus par le Règlement ou décidés par le tribunal arbitral.
7. Sentences, ordonnances, décisions et jugements
Les ordonnances de procédure, les décisions et les jugements peuvent être notifiés aux parties par voie électronique à moins que la/les loi(s) applicable(s) n'en dispose(nt) autrement, ou que le tribunal arbitral ou la Chambre n'en décide autrement.
Le tribunal arbitral rendra sa sentence de la manière prévue par l'article 35.6 du Règlement. Le tribunal arbitral gardera, pour chacun de ses membres, une copie originale signée de la sentence. Il transmettra à la Chambre, en plus d'une copie originale signée pour elle, autant d'originaux que de parties.
Toutefois, le tribunal arbitral peut également transmettre à la Chambre une copie électronique de la sentence signée qui sera immédiatement transmise par cette dernière aux parties.
8. Facturation et paiement
La Chambre émettra uniquement des factures électroniques.
Le tribunal arbitral, tout expert et tout secrétaire auprès du tribunal devront également soumettre leurs factures à la Chambre par voies électroniques seulement.
Les parties devront utiliser uniquement les instruments de paiement en ligne de la BCDR (avec paiement à notre compte bancaire ou par carte de crédit) pour le paiement sécurisé des factures.
9. Questions et support
Pour toute question ou assistance relatives au contenu de la présente note, prière de contacter votre chargé de dossier assigné par la BCDR ou l'adresse électronique suivante : [email protected].
10. Modifications de la note
Toutes modifications ou ajouts à la présente note seront publiés dans la section Nouvelles du site officiel de la BCDR www.bcdr-aaa.org.